Es la función administrativa que
consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los
planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra los objetivos y los planes, muestra donde existen desviaciones con los
estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque
la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos,
éstos orientan el uso de los recursos para cumplir con objetivos específicos,
después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los
planes.
El propósito y la naturaleza del
control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar
desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de
corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona
medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma
correcta.
La función de control consta de
cuatro pasos básicos:
1º Señalar niveles medios de
cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados,
tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
2º Checar el desempeño a intervalos
regulares (cada hora, día, semana, mes, año, etc.)
3º Determinar si existe alguna
variación de los niveles medios.
4º Si existiera alguna variación,
tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una
mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
La planeación y el control están
relacionados, debido a que la información obtenida en el control es básica para
poder reiniciar el proceso de planeación.
IMPORTANCIA
El control permite establecer medidas correctivas en
actividades, con la finalidad de alcanzar los objetivos, determina y analiza
las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar
en un futuro, proporciona información a cerca de la situación de la ejecución
de los planes, sirviendo como fundamente al reiniciarse el proceso de
planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
El control es la cuarta, y última función en el proceso
administrativo. Al igual que la planificación, el control se ejerce
continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar
funcionando en una empresa.
Existen tres tipos básicos de
control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro
de la organización, estos son:
- Preliminar: Se enfoca en la
prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos
utilizados en la organización. Los procedimientos del control preliminar
incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de
que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados
planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para
poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la
acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento
de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma
parte de la función de la planificación, mientras que se realización
corresponde a la función de control.
- Concurrente: Vigila las operaciones
en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los
estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las
descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la
planificación,, este tipo de control consiste en las actividades de los
supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se
refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre
los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
- Retroalimentación: Se centra en los
resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del
proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí. La
característica de este tipo de control destacan los resultados históricos como
base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros
de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados
históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la
adquisición de recursos futuros o actividades operativas.
El control eficaz exige la
alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los
planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos
gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo
tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la
retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción
correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes
se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En
algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación de los
planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la
operación y reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control
para las características particulares de la operación y la estructura de
organización.
PROCESO DE CONTROL
La etapa del control se encuentra conformada por cuatro elementos y son:
Establecimiento de estándares: es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Medición: Mide la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, y que son definidas de acuerdo con los estándares.
Para llevar a cabo la función de medición, es necesario contar con la información necesaria, la cual debe de ser oportuna, confiable y válida, que mida lo que realmente se debe de medir, aplicando unidades de medición apropiadas y que se canalice por los canales de comunicación adecuados.
Corrección: es la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación a los estándares.
Antes de iniciar la corrección es necesario identificar cuáles han sido las causas de la desviación.
Retroalimentación: es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se justa al sistema administrativo.
El control no podría existir sin previa planeación, organización y dirección. El control no puede ejercerse en el vacío. La determinación de las acciones correctivas son, en esencia, aplicaciones prácticas al ajuste del proceso administrativo. En otras palabras, la acción correctiva incluye revisiones en los esfuerzos de planeación, organización y dirección.
- Corrección
- Establecimiento de estándares
- Medición
- Retroalimentación
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